5 tips for bedre prosjektstyring
Hva kjennetegner et prosjekt
I denne artikkelen tar vi for oss de momenter som gir god prosjektstyring. Et prosjekt kjennetegnes av at det er en viss gjennomføringstid, og at leveransen går gjennom ulike faser og involverer ulike fag. Prosjektet kan være timebasert der det skal faktureres i forhold til medgått tid, eller det kan være et fastprisprosjekt der jobben skal utføres innenfor definerte og tydelige forutsetninger. I de fleste prosjekter har man flere kostnadskomponenter. Enten kjøper man inn varer til prosjektet direkte, eller så tar man varer fra et lager som skal føres på prosjektet. I tillegg så har man timer som den ansatte skal registrere, og kanskje brukes også dyre anleggsmaskiner som har sin egen pris. Det er ikke vanskelig å se at det er mye som kan gå galt med lønnsomheten i prosjektet dersom man ikke setter fokus på prosjektstyring.
Det viktige forarbeidet
Lenge før man har fått jobben har mange av forutsetningene for lønnsomhet blitt lagt. Kunden har gjerne en beskrivelse, og man har gitt et tilbud der det er kalkulert varekostnad og timeantall. Det utarbeides kontrakter som tydelig plasserer oppgaver og ansvar. Alt gjort for at det ikke skal bli negative overraskelser for verken kunde eller utfører. Har man gjort en svak jobb på den første delen, drar man dette med seg inn i gjennomføringsfasen av prosjektet. Når sannhetens time nærmer seg, og man ser at dette ikke gikk så bra er det ofte for sent. Her er fem måter som sikrer at bedriften kan tjene penger slik at arbeidsplassene er trygge, og eierne får det som de vil.
5 – nødvendige grep
- Tydelige og kommuniserte rutiner
Nøkkelen til god prosjektstyring ligger i gode rutiner. En rutine er en systematisk måte å jobbe på som sikrer at alle relevante forhold blir hensyntatt. En rutine er kjent blant de ansatte og alle arbeider etter den hver dag. Etter litt tid blir man god, og over tid bygger man en kultur der man er i stand til å styre hvilke prosjekter man skal ta og hvilke man skal holde seg langt unna. For det er ikke nødvendigvis en ulempe å miste en kontrakt som ikke er lønnsom, iallefall ikke når prosjektet går til en av dine tøffeste konkurrenter.
- Gjør timeregistrering digitalt
Jo raskere data leveres til prosjektregnskapet, jo raskere er man i stand til å handle dersom det er nødvendig. Timelister på papir eller regneark som ligger i biler, brakker og andre steder har ingen verdi for styringen av et prosjekt. De må inn i økonomissystemet daglig. I dag finnes det mange gode timeregistreringssystem med integrasjon mot økonomisystemet.
- Få prosjektreferanse på alle fakturaer
Alle fakturaer fra leverandører må sendes elektronisk som EHF, og være merket med prosjektnummer. Uttakslister fra lager må sendes inn daglig. Du kan lese mer om bruk av EHF i denne artikkelen. På denne måten korter man ned tiden vesentlig i forhold til manuell behandling, der både postgang og intern saksbehandling tar tid før man ser spor av fakturaen i prosjektregnskapet.
- Fakturer i tide
Svak prosjektstyring leder ofte til at man fakturerer kunde for sent. Man føler man ikke har et riktig nok grunnlag, og venter da i lengste laget med å fakturere. Dette kan gi selskapet en unødvendig likviditetsbelastning. Både ansatte og leverandører skal gjerne ha betalt i løpet av 30 dager. Husk at kredittid bør regnes fra det tidspunktet du har mulighet til å fakturere, og ikke fra det tidspunktet fakturaen faktisk er utstedt. Dersom man begynner å regne på dette ser man at det kan være mye å hente. Ønsker du å lese hvordan du kan sikre innbetaling kan du lese vår blogg om tre enkle råd for å ta kontroll på pengene
- Evaluering og etterkalkyle
Det er alltid noe å lære i ethvert prosjekt. Positive og mindre positive erfaringer som man kan ta med seg inn i nye prosjekt. Dersom man ikke evaluerer sine prestasjoner blir man ikke bedre. En etterkalkyle vil gi trygghet for at alle inntekter og kostnader er med. En bedrift som i all hovedsak driver med prosjektrelatert jobbing trenger gode rutiner, systemer og samarbeidspartnere. Selskapets totale lønnsomhet er summen av lønnsomhetene i alle prosjektene man gjør. Vi hjelper deg med detaljert styringsinformasjon.
Vi i Tind Økonomi er gode på regnskap, men vi er enda bedre på å sette ting i system slik at du kan oppnå bedre lønnsomhet i din bedrift. Med oss på laget styrker du din konkurransekraft. Ta kontakt med oss i dag for en uforpliktende prat.
