Få faktura rett i systemet – bruk EHF

Hva er EHF?

Ordet EHF er kanskje kryptisk for mange, og blir kanskje ikke mer forståelig ved at det er en forkortelse for ‘elektronisk handelsformat’. I denne artikkelen skal vi så enkelt som mulig prøve å forklare hva dette er og hvorfor dette er bra for din bedrift. EHF er et standard format regulert av det offentlige på hvordan en elektronisk faktura skal være både i innhold og oppsett. Formatet bygger på et felleseuropeisk konsept (PEPPOL) slik at bedrifter innenfor Europa kan utveksle informasjon og dokumentasjon digitalt.  Enkelt sagt så er EHF en datafil med informasjon som lages og sendes fra et økonomisystem til et annet uten at mennesker tar i det.

De fleste økonomisystem støtter EHF

De fleste økonomisystem i dag håndterer EHF.  Det betyr altså at du kan sende en fil fra økonomisystemet Xledger (leverandør) til Poweroffice som brukes av kunde.  I filen som Xledger lager ligger informasjon om pris, mottaker, organisasjonsnummer, hva som er levert, fakturadato, forfallsdato, merverdiavgift osv. Siden disse opplysningene er spesifisert etter det felles formatet har ikke Poweroffice noe problem med å tolke og plassere denne informasjonen der den skal i mottaker sitt system. Det man opplever i praksis er da at all informasjon som tidligere har blitt punchet inn i økonomissystemet av mennesker skjer automatisk.

Hvordan fungerer EHF 

Du lurer kanskje på hvordan Xledger i eksempelet over greier å levere filen til rett mottaker?  Svaret heter ELMA. ELMA er forkortelse for elektronisk mottakeradresseregister.  Registeret driftes av Direktoratet for forvaltning og IKT. Direktoratet ble opprettet i januar 2008 og ligger under kommunal- og moderniseringsdepartementet. Dette registeret har tilgang på alle organisasjonsnummer på alle selskaper i hele Norge. Registeret gir hvert enkelt økonomisystem et aksesspunkt (elektronisk postkasse) slik at informasjon som ligger i økonomisystemet kan utveksle informasjon til ELMA-registeret.

Du kan da tenke deg at økonomisystemene Visma, UniMicro, Tripletex, Poweroffice, Xledger, 24SO, Duett osv. har hvert sitt unike aksesspunkt mot ELMA. Når leverandøren i eksempelet over sender en faktura på EHF formatet inn i aksesspunktet hos ELMA, tar ELMA denne informasjonen og søker bredt om det finnes et organisasjonsnummer i filen som er tilknyttet en bedrift i registeret.  Finner den dette i aksesspunktet eks. hos Tripletex blir filen levert automatisk til Tripletex sitt aksesspunkt.  Tripletex vil deretter sørge for at filen blir levert inn til den kunden som har dette organisasjonsnummeret. Du kan derfor se på ELMA som en agent for levering av elektronisk informasjon mellom selskaper, og et aksesspunkt som en elektronisk postkasse til hvert system.

Hvorfor EHF er bra for din bedrift

1. du slipper å bruke tid og penger på papir, porto eller tolkeprogram for pdf-faktura
2. du sparer tid på registrering av inngående faktura
3. du eliminerer risiko for menneskelig feil ved registrering
4. fakturaen er levert innen kort tid etter du har sendt den fra systemet. Ingen postgang
5. Ingen registrering av KID ved betaling i nettbank

Hvorfor regnskapsfører kan være tilbakeholden med å foreslå EHF

Studier har vist at nær 70% av tiden til et tradisjonelt regnskapsfører blir brukt til å punche bilag. Siden regnskapsfører lever av timer er det selvsagt ikke så veldig positivt at så mye fakturerbar tid forsvinner.  Men vi i Tind fortviler ikke, for vi tror faktisk vi kan hjelpe deg og din bedrift med andre og viktigere ting enn å registrere bilag. Så forvent ikke at din regnskapsfører er den første til å foreslå omlegging til EHF.

Hvordan går du frem for aktivere EHF

For å registrere selskapet ditt i ELMA kan du enkelt søke dette gjennom funksjonalitet i økonomisystemet. Det som i praksis da skjer er at bedriften din knyttes til aksesspunktet til økonomisystemet du benytter. Det går stort sett maks noen timer fra du har søkt til du er registrert.

Hvordan kan jeg vite at bedriften min er registrert i ELMA

DIFI har en egen søkbar side over alle bedrifter som er registrert i ELMA. Du finner denne her

Pr. september 2018 er det registrert 117 968 bedrifter og veksten har de senere år vært kraftig. Så det er ingen grunn til å vente. Mest sannsynlig har mange av dine forretningspartnere allerede registrert seg.

Trenger du hjelp til å komme i gang eller ønsker en samtale hva vi kan hjelpe deg med så ta kontakt. Ta i bruk mulighetene og få en enklere administrasjon av selskapet ditt.