Vellykket outsourcing av regnskap og økonomi
Som Bergens største private aktør har Kaland & Partners Eiendomsmegling solid kunnskap om det som omsettes i Bergen og omegn. Med fire meglerkontorer som selger bruktboliger, samt et eget selskap som satser på nybygg er det høyt tempo fra morgen til kveld. Så høye krav setter de til seg selv at de tilbyr fornøyd garanti. Det betyr at dersom huset ditt ikke blir solgt så skal du heller ikke betale noe.
De siste 7 årene har selskapet hatt egen regnskapsavdeling, men i juni 2020 besluttet man å outsource regnskaps- og økonomifunksjonen til Tind Økonomi. Når Kaland & Partners nå har blitt en del av Eiendomsmegler 1 avsluttes et fantastisk samarbeid.
‘Det var ikke et enkelt valg å outsource økonomifunksjonen, sier styreleder Tommy Kaland. ‘Vi vet hva vi hadde, men ikke hva vi fikk. Når det er sagt gjorde vi gjorde et godt forarbeid både med hensyn på referanser og tilstrekkelig overlapping, for å minimere risikoen. Kontroll på økonomien er en sentral og viktig funksjon i enhver bedrift. Så vi var avhengige av å være trygg på at dette fungerte godt’
Hva var årsaken til at dere vurderte å sette ut regnskaps- og økonomifunksjonen?
‘Vi ønsket å være mindre sårbar, og så behov for å automatisere interne prosesser. Vi stilte som krav at Tind Økonomi måtte sørge for et helhetlig opplegg der også våre interne medarbeidere ble involvert i deler av arbeidsoppgavene. Tind Økonomi fikk hovedansvaret for å sy dette sammen på en måte som ga en solid økonomifunksjon. Det føler jeg vi har lykkes veldig godt med.’
For oss i Tind Økonomi var dette en utfordring som var veldig ulik de vi tradisjonelt har jobbet med. Det var store sko å fylle etter den dyktige regnskapssjefen som hadde hatt ansvaret de siste syv årene. Men det var ikke vanskelig å se at med den veksten som selskapet har hatt, så var tiden inne for å tenke nytt rundt økonomifunksjonen. For å lykkes med en effektiv outsourcing kreves det en planmessig tilnærming og etablering av en inngående bransjekunnskap. Dette læres ikke over natten, men med tidligere regnskapssjef som læremester, og vår erfaring med rutinekartlegging var læringskurven bratt, interessant og lærerik. De oppgavene som alene lå på en person tidligere, er nå fordelt på tre personer, og satt sammen slik at vi kan rapportere til ledelsen innen dag 15 etter månedsslutt.
‘Styret og ledelsen er veldig fornøyd med å få økonomirapporter fra selskapene og konsernet raskt etter månedsslutt. Det gir oss et kart vi kan navigere etter, og bidrar også til å pushe hverandre til å stå på’, sier Tommy Kaland.
Det viktigste Tind Økonomi skal bidra med er å gi ledelsen innsikt og kontroll. Da må vi i størst mulig grad levere økonomisk informasjon i sanntid, og på en slik måte at man kunne analysere både det enkelte selskap og konsernet. For å få dette til utfordret vi ledelsen på å bytte økonomisystem til Xledger. ‘Når det gjelder system måtte jeg stole på de som kunne noe om det’, sier Tommy Kaland. ‘Jeg ser nå at når både vårt meglersystem og økonomisystem er i skyen kan vi løfte rapporteringen på et enda høyere nivå gjennom verktøy som eks. PowerBI. Der kan vi også kople på eksterne systemer til våre egne data som vil gi oss verdifull innsikt’
Tind Økonomi leverer alt du forbinder med en tradisjonell regnskapsfører. I tillegg utfører vi tjenester knyttet til budsjettering/måltall analyse, prognostisering samt konsernrapportering. Vi bistår også med å kvalitetssikre interne rutiner og bistå inn i prosesser knyttet til rapportering til finanstilsynet, samt skattemelding og årsregnskap.
