Effektiv styring med budsjett

Hva er et budsjett?

Et budsjett er et beste estimat på inntekter og kostnader i en fremtidig periode.  Det er høyst usikkert både når/om inntektene kommer og når kunden betaler. Det er en masse forutsetninger man må ta stilling til, og felles for alle er at de er usikre.

 

Inntekt er ikke det samme som innbetaling

Inntekter og kostnader sammenstilles i resultatbudsjettet. Men dette er i praksis ikke nok, for det er ikke slik at inntekter er sammenfallende med innbetalinger, eller kostnader med utbetalinger.  Videre er det slik at merverdiavgift og arbeidsgiveravgift forfaller i 6 terminer gjennom året.  Den største tidsforskjellen ligger imidlertid gjerne på feriepenger som er kostnad ett år og utbetales året etter.   Resultatstrømmene er derfor ulik kontantstrømmene.

 

Du trenger et likviditetsbudsjett

Behovet for et likviditetsbudsjett er kanskje det viktigste en bedrift trenger. Man bør sikre seg at selskapet har likviditet, og kan forutse kontantstrømmene så godt som mulig.  Det inngir tillit å vise at man har prøvd å forutse et utfall.  Da kan man ta grep tidsnok.

Forskjellen mellom resultatstrømmene og kontantstrømmene avspeiles i balansebudsjettet.  Et lite eksempel kan illustrere poenget.   Når selskapet har et salg på 100 kroner + MVA så vil resultatbudsjettet vise inntekt på 100, mens balansebudsjettet vil vise 125 i kundefordringer og 25 i skyldig merverdiavgift.  Balansebudsjettet blir en «ventestasjon» i påvente av innbetalingen fra kunde, og utbetaling til skattemyndighetene.  Når betaling skjer vises dette i likviditetsbudsjettet.  Har du avtalt 30 dager kreditt til kunden så vil innbetalingen komme i måneden etter salget, og på tidspunkt for betaling så reduseres kundefordringene med 125 og bankkonto økes til 125.  Så går det en måned til og det skal betales merverdiavgift.   Det går kr. 25 ut av banken og gjelden til det offentlige reduseres med 25.

Det er altså lite hensiktsmessig å utarbeide et budsjett om man ikke får med seg både resultat, likviditet og balanseeffektene.

 

Har budsjettet noen verdi?

Det pågår, og har pågått en stund en diskusjon om budsjett har noen verdi. Det ligger en felles forpliktelse fra mange i selskapet når det utarbeides et budsjett. Budsjettet må være realistisk og oppnåelig, og først og fremst tjene som en guide for hva man ønsker å oppnå i fellesskap. Men et statisk budsjett blir mer og mer irrelevant for hver måned som går.  Likevel mener jeg det må ligge fast et styrevedtatt budsjett med ett års perspektiv.  Men stadig får man ny informasjon som har betydning for hvordan fremtiden ser ut.  Man bør derfor løpende rullere budsjettet slik at man hele tiden har et oppdatert styringsverktøy. Kall det gjerne rullerende prognose.  Da har du et godt og kraftig verktøy som vil gi god støtte i din ledelse av bedriften.

 

Avviksanalyse gir de beste diskusjonene

Det å analysere avvikene fra budsjett kan gi viktig organisatorisk læring.  ‘Hvorfor greide vi ikke salgsbudsjettet.  Er det volum som har sviktet eller er det prisene, eller kanskje en miks?’, eller   ‘har vi gode nok rutiner på innkreving av utestående kundefordringer’.   Viktige spørsmål som kan gjøre selskapet bedre rustet til neste runde.

 

Vi gir deg støtten du trenger

Vi har bistått mange bedrifter i prosessen knyttet til budsjettering, prognose og målrettet økonomisk rapportering.  Felles for alle er at man etter en slik runde bedre forstår dynamikken rundt egen virksomhet, og er i stand til å ta nødvendige grep og ha riktig fokus.

Ønsker du å vite mer om hva vi kan bistå med i budsjettarbeidet vennligst ta kontakt med Knut Haddal på telefon 90583927